A responsabilidade subsidiária da empresa que terceiriza não é teórica. Se a prestadora não pagar os direitos do trabalhador, a tomadora pode responder — e a defesa possível é uma só: comprovar que fiscalizou mês a mês.
Documentação guardada é o que transforma boa-fé em prova. Esta é a lista do que deve chegar todo mês.
Holerite assinado
O recibo de pagamento de cada colaborador alocado na sua empresa, assinado.
Por que importa: comprova que o salário foi pago e em que valor. É o documento que mostra se a remuneração segue a convenção da categoria.
Comprovação de benefícios conforme a convenção
Vale-café, vale-mercado e demais benefícios previstos na convenção coletiva da categoria.
Por que importa: benefício previsto em convenção é obrigatório. É um dos itens mais cortados por quem fecha preço abaixo do mercado — e um dos que mais geram reclamação trabalhista.
Relatório de FGTS
Comprovação de recolhimento do FGTS dos colaboradores alocados.
Por que importa: FGTS não recolhido é das causas mais frequentes de ação trabalhista. E é o passivo que mais rapidamente alcança a tomadora.
Relatório fiscal (e-CAC)
Extrato da situação fiscal da empresa prestadora junto à Receita.
Por que importa: mostra se a prestadora está em dia com as obrigações. Empresa com pendência fiscal costuma ter pendência trabalhista também.
CND Municipal e CRF
Certidão Negativa de Débitos Municipal e Certificado de Regularidade do FGTS.
Por que importa: são as certidões que comprovam regularidade. Exigir periodicamente demonstra fiscalização continuada — que é exatamente o que a tomadora precisa provar.
Comprovação de entrega de EPI
Registro de que os equipamentos de proteção foram entregues aos colaboradores.
Por que importa: o fornecimento de EPI é obrigação de quem emprega. Em caso de acidente, a ausência de comprovação pesa sobre toda a cadeia.
Como organizar isso do seu lado
A documentação só serve se estiver acessível quando for preciso.
Uma pasta por mês, por contrato. Simples e suficiente. O que não funciona é documentação espalhada em e-mails.
Guarde pelo prazo prescricional. Ação trabalhista pode ser ajuizada em até dois anos após o fim do contrato de trabalho, cobrando os cinco anteriores. Descartar depois de um ano é perder a prova justamente quando ela é pedida.
Confira, não só arquive. Vale checar se os nomes do holerite são os colaboradores que realmente estão na sua empresa. Divergência de nome é sinal de alerta.
O que fazer quando não vem
Se a documentação atrasa ou vem incompleta, cobre por escrito e registre a cobrança. Se o contrato prevê retenção de pagamento até a regularização — e deveria prever — é a hora de usar.
Prestadora que entrega sem ser cobrada é a situação normal. Se você precisa pedir todo mês, isso já é informação sobre o fornecedor.
Como a Apolo faz
Nos contratos de terceirização da Apolo, essa documentação é enviada ao RH ou ao departamento pessoal da empresa contratante todo mês, sem precisar pedir.
Compare a lista acima com o que você recebe hoje. Se faltar item, é conversa para ter com o fornecedor agora. Veja a terceirização e facilities ou fale com o comercial.
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